「伝わる」仕事の仕方とは

「話しかけないでオーラ」って知っていますか？

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最近は何メートルか離れていても、「話しかけないでオーラ」を出しているのが分かると言われた、顔に出やすい中間管理職YAMAKOです。

さて、今回は相手に「伝える」ことについて書きたいと思います。

これまで体験したなかで、特にひどかったのが、こんな案件。

他部署からの業務引継ぎの際、蓋をあけるとかなり杜撰。

・業務の引継ぎで全て口頭（紙に記入されたものがほとんどない）

・業務フローがまとまってない（結果、突発的なトラブルが常に起こる）

・周囲への共有がほとんどできていない（結果、毎日確認の電話がなる）

・管理表などまとめているものがない（何がどこまであるのか分からない）

・資料の整理ができていない（何がどこに保管されているのか分からない）

その際は、引継ぎ中「（頭を抱えて）あああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああああ！！！！！」ってなりました。

またこうした引継ぎをすると、必ずあるのが、「言ったつもり」「伝えたつもり」と言われること。

これって、あなたにも経験があるのではないでしょうか？

実はコミュニケーションの中の「伝える」って、相手に届いて初めて完了となるんです。

「伝える」…意思・命令・指示・連絡事項等を伝える（伝え届ける）こと

なので、相手に話した、共有しただけではダメで相手がちゃんと理解したことで初めて伝えたことになるんです。

だからこそ、伝える側は、ちょっと手間なんですが、相手に伝わりやすい工夫が必要です。

・業務をマニュアル化する

・業務フローを明確にする

・資料に番号をつけるなど、分かりやすく保管する

・周囲への共有ルールをつくる　などなど

・相手に合わせた伝え方をする

また、最近本で読んで特に、そうだなって思ったのが、伝えた後に相手の理解度を確認する行動を入れること。特に有効と思います。

「言葉にしてもらう」「文字にしてもらう」「行動してもらう」の３つ。

そうすると、どの工程まで分かっていて、どの工程から理解度が浅いかが分かります。

クライアントに伝わったか確認するのだったら、行動してもらうしかないのですが、社内の新人教育などでは、このどれも使えます。

特に、研修後に、レポートにして提出してもらうと、本人の理解度が結構はっきり分かります。そこで、理解度が浅い箇所は例題を出してみたり、実際に簡易な業務に取り組んでもらって、理解を深めてもらったりするのが有効です。

以前の会社で、社長に言われたのは

「人間自分が担当していないことは、話半分だけど、担当すると目の色を変えて勉強する。」ということ。自分事化できて初めて、伝わるのだそうです。これって心理だなって思いました。

伝える側は最大限伝わるようにする必要があるのですが、最後は、本人次第で、いざ本当に欲しいときになってから戻ってこれるような資料の残し方をしておくのが大事なのかもしれませんね。（トラブルと対処法をまとめておくなど）

今回は伝えることについてでした。

でわでわ。

OLお仕事日記